Companhia de Saneamento de Minas Gerais (COPASA MG)

[...] Águas de Minas, verdadeiras riquezas
Seguem ligeiras até desaguar.
Nutrir, nadar, navegar [...].

Estrutura de Governança

(GRI 4.1)

A Copasa é uma empresa de economia mista, de capital aberto, tendo como acionista controlador o estado de Minas Gerais, com 51,1% das ações. Desde a sua IPO, realizada em fevereiro de 2006, visando a garantir o equilíbrio de interesses entre os acionistas e ampliar seus direitos em relação à legislação vigente, aderiu ao mais elevado nível de governança corporativa da BM&FBOVESPA, o Novo Mercado.

Entre as boas práticas de governança com as quais a empresa está comprometida, se destacam:

• atuação com um Conselho de Administração de, no mínimo, 20% de conselheiros independentes, sendo que a Copasa possui cinco membros independentes (62,5%), num total de oito membros do Conselho;
• concessão aos acionistas minoritários de tag along de 100% (condições idênticas às oferecidas ao acionista majoritário, no caso de alienação do controle);
  divulgação de demonstrações financeiras traduzidas para o inglês;
• elaboração e divulgação do Código de Conduta Ética e da política de negociação de valores mobiliários;
  emissão exclusivamente de ações ordinárias, tendo todos os acionistas direito a voto;
• free float (ações em circulação) de no mínimo 25%, sendo que a Companhia possuía, em 31 de dezembro de 2013, 48,6% das ações em circulação;
  realização de pelo menos uma reunião pública por ano com analistas e investidores, visando à apresentação de sua situação econômico-financeira, projetos e perspectivas, tendo sido realizadas, em 2013, sete reuniões com a Associação dos Analistas e Profissionais de Investimento do Mercado de Capitais (Apimec). Tais reuniões aconteceram nos seguintes municípios: Belo Horizonte, Brasília, Juiz de Fora, Porto Alegre, Rio de Janeiro, São Paulo e Uberlândia;
• resolução de toda e qualquer disputa ou controvérsia que possa surgir entre a Companhia, seus acionistas, administradores e membros do Conselho Fiscal, por meio da Câmara de Arbitragem do Mercado da BM&FBOVESPA, conforme cláusula compromissória do Estatuto Social;
• vedação à acumulação de cargos de presidente do Conselho de Administração e de diretor presidente ou principal executivo da Companhia desde 2007, apesar de que referida condição será exigida apenas a partir de 2014.

Representação da estrutura de governança da Copasa

Assembleia Geral de Acionistas

A Assembleia Geral de Acionistas é a instância máxima de decisão de competência dos acionistas, tem sob sua competência exclusiva, entre outras atribuições: tomar as contas dos administradores; examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras; deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos; eleger os administradores e os membros do Conselho Fiscal; deliberar sobre reforma de Estatuto Social; e deliberar sobre a remuneração dos administradores. Adicionalmente, o Estatuto Social da Companhia determina que sejam de competência da Assembleia Geral as seguintes deliberações que envolvam montantes superiores a R$ 150 milhões: aprovação de qualquer investimento ou despesa não prevista no orçamento anual, instauração de processo administrativo de licitação, de dispensa e de inexigibilidade de licitação, bem como os termos aditivos das respectivas contratações e as homologações de processo administrativo licitatório, celebração de convênios e contratos envolvendo empréstimos, financiamentos e demais negócios jurídicos a ser celebrados pela Companhia.

Conselho Fiscal

A Copasa possui um Conselho Fiscal de funcionamento permanente, que pode ter de três a cinco membros efetivos e igual número de suplentes, acionistas ou não, eleitos na Assembleia Geral Ordinária. Seus honorários são fixados pela Assembleia, nos termos da lei, e a duração do mandato é de um ano.

Notas: ¹ O currículo dos membros do Conselho Fiscal poderá ser acessado no site www.copasa.com.br/ri, seção Governança Corporativa/Estrutura Organizacional. ² Membros eleitos como representantes dos minoritários.

Conselho de Administração

O Conselho de Administração, órgão de deliberação colegiada, é a instância mais alta da Administração da Copasa. Entre suas atribuições, estão: convocar Assembleia Geral; aprovar o planejamento estratégico; aprovar os planos de negócios, orçamentos anuais e planos plurianuais, operacionais e de investimento da Companhia; eleger e destituir diretores e determinar suas responsabilidades; aprovar novas concessões cujo valor presente líquido seja negativo, conforme o estudo de viabilidade econômico-financeira realizado pela Companhia; aprovar plano de cargos e salários e investimentos ou despesas não previstas no orçamento anual de valores compreendidos entre R$ 9 e R$ 150 milhões; escolher e destituir auditores independentes.

O Conselho poderá ser composto por no mínimo cinco e no máximo nove membros, eleitos pela Assembleia Geral de Acionistas. Seus membros cumprem mandato unificado de um ano, salvo destituição, considerando exercício anual o período compreendido entre cada Assembleia Geral Ordinária, podendo ser reeleitos.

A remuneração de cada conselheiro corresponde a 20% da média da remuneração paga aos membros da Diretoria Executiva, sendo que 50% do valor equivale a uma parcela fixa mensal e os outros 50% são pagos em conformidade com a participação do conselheiro nas reuniões mensais. Além disso, os conselheiros recebem 20% da participação nos lucros atribuída aos diretores.

(GRI 4.5)

Quanto à frequência de reuniões, o Conselho de Administração realiza uma reunião mensal, sendo que reuniões extraordinárias poderão ser realizadas sempre que necessário. Segundo o Regimento Interno do Conselho de Administração, seus membros devem declarar, previamente à deliberação, sempre que a matéria submetida à sua apreciação tiver interesse particular ou conflitante com o da Companhia, abstendo-se de participar da sua discussão e votação.

(GRI 4.6)

Notas: ¹ O currículo dos membros do Conselho de Administração poderá ser acessado no site www.copasa.com.br/ri, seção Governança Corporativa/Estrutura Organizacional. ² Na atual composição, somente o vice-presidente do Conselho faz parte da Diretoria Executiva da Copasa.

(GRI 4.2)

³ Conselheiros independentes (art. 14, § 2º, do Estatuto Social: "Considera-se independente o conselheiro que (i) não tiver qualquer vínculo com a Companhia, exceto participação no capital social; (ii) não for acionista controlador, cônjuge ou parente até segundo grau do acionista controlador, não for e não tiver sido nos últimos 3 (três) anos vinculado a sociedade ou entidade relacionada ao acionista controlador (excluem-se desta restrição pessoas vinculadas a instituições públicas de ensino e/ou pesquisa); (iii) não tiver sido nos últimos 3 (três) anos empregado ou diretor da Companhia, do acionista controlador ou de sociedade controlada pela Companhia; (iv) não for fornecedor ou comprador, direto ou indireto, de serviços ou produtos da Companhia, em magnitude que implique perda de independência; (v) não for funcionário ou administrador de sociedade ou entidade que esteja oferecendo ou demandando serviços e/ou produtos à Companhia; (vi) não for cônjuge ou parente até segundo grau de algum administrador da Companhia; (vii) não receber outra remuneração da Companhia além da de conselheiro (excluem-se desta restrição proventos em dinheiro oriundos de eventual participação no capital); ou (viii) o conselheiro eleito mediante faculdade prevista pelo artigo 141, §§ 4º e 5º e artigo 239 da Lei 6.404/76)".

(GRI 4.3)

Diretoria Executiva

A Diretoria Executiva é responsável pela administração dos negócios em geral. Reúne-se ordinariamente pelo menos uma vez por semana e, extraordinariamente, sempre que assim exigirem os negócios sociais.

Para consolidar o alinhamento das estratégias e diretrizes da Companhia, bem como proporcionar o acompanhamento de assuntos relevantes para o desempenho da Empresa, são realizadas reuniões periódicas da Diretoria Executiva com o corpo gerencial. Adicionalmente, ocorrem reuniões itinerantes da Diretoria com alguns executivos que possuem atribuições estratégicas para a gestão do programa de investimentos e do plano de expansão de mercado da Companhia.

A Diretoria Executiva é formada por até 11 membros, acionistas ou não, residentes no país, eleitos pelo Conselho de Administração para um mandato de três anos, podendo ser reconduzidos, devendo permanecer em seus cargos até a eleição e posse de seus sucessores. É composta pela Presidência, Vice-Presidência e nove Diretorias, sendo quatro operacionais (Operação Centro-Leste; Metropolitana; Norte; e Sudoeste) e cinco corporativas (Financeira e de Relações com Investidores; Gestão Corporativa; Meio Ambiente; Planejamento e Gestão de Empreendimentos; e Técnica e de Novos Negócios).

Nota: ¹ O currículo dos membros da Diretoria Executiva poderá ser acessado no site www.copasa.com.br/ri, seção Governança Corporativa.

Auditoria Interna

A atuação da Auditoria Interna é orientada pelo Plano Anual de Auditoria, aprovado pelo Conselho de Administração, ao qual é diretamente vinculada. Essa vinculação concede independência e imparcialidade à Auditoria para exercer suas funções, tais como: planejamento e execução de trabalhos de auditoria nos sistemas de controle; identificação de falhas e/ou irregularidades; proposta e acompanhamento de melhorias nos controles internos. Também é responsável pela geração, como produto das funções supracitadas, de informações úteis e confiáveis para orientar e apoiar decisões da Diretoria Executiva e do Conselho de Administração.

A Auditoria Interna tem como objetivo o fortalecimento dos controles internos, para que possam gerar informações fidedignas para as demonstrações financeiras e criar um ambiente que iniba a prática de atos contrários ao que dispõem o Código de Conduta Ética e o Sistema Disciplinar da Companhia.

Em 2013, foram realizados 21 trabalhos de auditoria, que envolveram 61 unidades organizacionais, representando cerca de 32,6% das unidades da Companhia. Nesses trabalhos, foram avaliados os riscos de processo, inclusive a identificação de eventuais casos de corrupção. Os principais controles da Companhia estão contemplados no sistema Enterprise Resource Planning (ERP), sendo as operações integradas, permitindo às unidades responsáveis o monitoramento dos processos e a identificação de eventuais irregularidades.

(GRI SO2)

As medidas tomadas nos casos de corrupção estão estabelecidas na Norma de Procedimento do Sistema Disciplinar, no Regulamento de Procedimento Administrativo para Desligamento do Empregado e na legislação vigente.

(GRI SO4)

Auditoria Independente

A empresa prestadora dos serviços de auditoria das demonstrações financeiras da Copasa no exercício findo em 31 de dezembro de 2013 foi a PricewaterhouseCoopers Auditores Independentes. Durante a vigência do contrato, que iniciou em março de 2013, não houve a prestação de outros serviços não relacionados aos de auditoria das demonstrações financeiras.

(GRI 3.13)

Conduta Ética

(GRI 4.8/GRI 4.9)

O Código de Conduta Ética da Copasa estabelece os valores éticos corporativos e norteia a relação da Companhia com seus públicos.

A Comissão de Ética, composta por seis membros, zela pelo cumprimento das diretrizes estabelecidas. Para tanto, orienta e aconselha os empregados em questões relativas à interpretação e aplicação do Código de Conduta Ética, realiza palestras periódicas, recebe denúncias, avalia e delibera sobre possíveis violações ao disposto no Código.

Nota: ¹ Situação em 31 de dezembro de 2013.

A Comissão de Ética realiza reuniões ordinárias semanais. Em 2013, foram ministradas palestras com o objetivo de disseminar as diretrizes do Código de Conduta Ética a cerca de 300 empregados.

(GRI SO3)

Ainda em 2013, foi feita a revisão do Código de Conduta e do Manual de Procedimentos para a Apuração de Denúncias e Irregularidades, por meio de um grupo de trabalho constituído pela Comissão de Ética, acrescido de representantes da Procuradoria Jurídica, Ouvidoria e Auditoria. As novas versões do Código e do Manual foram aprovadas pela Diretoria Executiva e pelo Conselho de Administração. Também foi elaborado o Regimento Interno da Comissão de Ética.

Conforme informado no Relatório de Sustentabilidade anterior, foram realizadas as seguintes iniciativas para promover o engajamento dos empregados com o tema:

• apresentação sobre a atuação da Comissão de Ética da Copasa no 8º Encontro do Conselho de Ética Pública com as Comissões de Ética do Estado de Minas Gerais;
• em parceria com a Associação dos Empregados da Copasa, de suas Subsidiárias e Patrocinadas (Aeco) foi realizado o Terceiro Concurso de Redação e Desenho, destinado a filhos e dependentes dos empregados da Copasa, com o tema A ética nos dias atuais. Foram apresentados 527 trabalhos, concorrendo a prêmios, dos quais 12 foram classificados em 1º, 2º e 3º lugares em quatro categorias de faixa etária, todos premiados em cerimônia realizada em novembro de 2013;
• em parceria com o Grupo de Teatro Copasa, foi elaborado um esquete didático sobre ética e comportamento ético no dia a dia, destinado aos empregados da Companhia.

Relacionamento com Partes Interessadas

(GRI 4.14/GRI 4.16)

A Copasa se relaciona com suas partes interessadas de acordo com seus valores, princípios e crenças, pautando-se pelo disposto no Código de Conduta Ética, visando ao alinhamento de interesses e identificação das expectativas das partes envolvidas. Nesse sentido, utiliza formas de interação e canais de relacionamento alinhados com sua gestão para comunicar decisões, mobilizar a força de trabalho e consolidar parcerias com vistas ao desenvolvimento sustentável do seu negócio e da sociedade.

Para proporcionar o relacionamento adequado com a sociedade, a Companhia utiliza diferentes canais de comunicação e conduz o diálogo, especialmente por meio de mídias impressas e digitais, de acordo com a realidade de cada parte interessada, tais como: cartazes, fôlderes, malas diretas, TV Copasa, intranet, Revista Gota D'água, Informativo Vida e Saúde, entrevistas e comunicação com clientes por dispositivos móveis (SMS), site (Fale Conosco), Facebook, Twitter e Central de Relacionamento com Cliente (115).

A Empresa implantou a Rede de Comunicação, formada por empregados, visando a aprimorar o diálogo com as partes interessadas, especialmente os colaboradores e a sociedade, objetivando a integração das informações fornecidas por todas as unidades organizacionais.

Clientes

A Copasa relaciona-se com os usuários de seus serviços embasada pelas diretrizes de qualidade, com foco na constante melhoria dos instrumentos utilizados no relacionamento com os clientes, que dispõem de serviços de atendimento para solicitações, esclarecimento de dúvidas e registro de demandas (reclamações e elogios). Para questões que não tenham sido resolvidas nas instâncias ou unidades diretamente responsáveis, a Empresa dispõe dos serviços da Ouvidoria (para mais informações: A Copasa e seus clientes).

Estado de Minas Gerais

O estado de Minas Gerais, com 51,1% das ações da Copasa, é o controlador da Companhia. As operações com o acionista controlador são realizadas a preços e condições considerados pela Administração compatíveis com os praticados no mercado, excetuando a forma de liquidação financeira, que poderá acontecer por meio de negociações especiais (encontro de contas). A Sedru é o órgão ao qual a Copasa se vincula institucionalmente ao Governo do Estado de Minas Gerais.

Fornecedores

O relacionamento da Copasa com fornecedores é pautado pela legislação vigente, com ênfase na Lei nº 8.666/1993, que orienta os procedimentos de seleção, contratação e gestão de fornecedores e prestadores de serviços pelos órgãos e entidades públicos. Além disso, as relações da Empresa com fornecedores de bens e serviços são orientadas por critérios técnicos e profissionais, respeito às leis e normas vigentes, visando ao estrito atendimento às necessidades da organização (para mais informações: A Copasa e seus fornecedores).

Investidores

A Copasa adota como política de relações com investidores a transparência, a tempestividade e a qualidade nas informações prestadas, buscando, assim, fornecer subsídios que sejam suficientes para a tomada de decisão de investir nas ações da Companhia.

As principais ferramentas de comunicação utilizadas são: eventos com analistas e investidores (Copasa Day, Non Deal Road Shows nacionais e internacionais, reuniões com a Associação dos Analistas e Profissionais de Investimento do Mercado de Capitais e visitas programadas); website de relações com investidores, com conteúdo em português e inglês; disponibilização, por meio da Comissão de Valores Mobiliários (CVM) e do website de relações com investidores, de relatórios como o Balanço Social Anual Ibase, as demonstrações financeiras anuais completas, o formulário de referência, as informações trimestrais, o relatório anual e de sustentabilidade, o release operacional mensal e o release trimestral de resultados; realização de teleconferências, trimestralmente, após a divulgação dos resultados, com tradução simultânea para o inglês.

(GRI 4.4)

Estas e outras informações podem ser obtidas no site www.copasa.com.br/ri. A equipe de Relações com Investidores também poderá ser contatada pelo e-mail ri@copasa.com.br e telefone 55 31 3250.2015.

Órgãos reguladores e fiscalizadores

A Copasa segue as determinações dos órgãos governamentais responsáveis por temas ligados à sua área de atuação, tais como: ARSAE-MG, CVM e órgãos ambientais. Adicionalmente, assuntos como contratação de financiamentos, alteração estatutária, criação de cargos são acompanhados pelo Comitê de Governança Corporativa do estado de Minas Gerais.

Prefeituras municipais

Como os municípios são detentores da responsabilidade pela prestação dos serviços de saneamento, na relação com a Copasa eles representam o poder concedente. O vínculo entre as partes é estabelecido a partir dos contratos de concessão e contratos de programa, que, por sua vez, são formalizados em consonância com a legislação vigente, em especial, a Lei Federal nº 11.445/2007. Nas localidades em que atua, a Copasa mantém contato direto e participa de reuniões com representantes do legislativo municipal e do poder concedente, visando a garantir a qualidade dos serviços prestados, estabelecer parcerias, além de renovar e obter novas concessões.

Público interno

A Copasa mantém relação com seus empregados, orientada pelo respeito e cumprimento da legislação trabalhista, dos contratos, dos acordos coletivos de trabalho e das normas internas (para mais informações: A Copasa e seus empregados).

Sociedade

Além de primar pela excelência na prestação de um serviço básico, a Copasa pauta seu relacionamento pelas boas práticas de responsabilidade social e ambiental, com transparência e respeito aos valores culturais, visando ao desenvolvimento sustentável dos negócios da Companhia e da sociedade. A Companhia realiza e apoia diversos projetos de natureza social e cultural, objetivando o fortalecimento da sociedade e das comunidades em que atua (para mais informações: A Copasa e a comunidade).